АППАРАТ  СОВЕТА ДЕПУТАТОВ 
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА НИЖЕГОРОДСКИЙ
в городе Москве



РАСПОРЯЖЕНИЕ
15.04.2014  №_ 01



О Регламенте аппарата Совета депутатов
муниципального округа Нижегородский

В целях совершенствования организации работы по обеспечению деятельности аппарата Совета депутатов муниципального округа Нижегородский:

1. Утвердить Регламент аппарата Совета депутатов муниципального округа Нижегородский (приложение 1).
2. Настоящий Регламент довести всем должностным лицам аппарата Совета депутатов, которым руководствоваться требованиями Регламента в повседневной деятельности.
3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его официального опубликования в районной  газете «Нижегородский вестник».
4. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на  руководителя аппарата Совета депутатов муниципального округа Нижегородский Солдатова С.П.


Руководитель аппарата
Совета депутатов 
муниципального округа
Нижегородский 		                                                         С.П.Солдатов	
	     







Регламент 
аппарата Совета депутатов
муниципального округа Нижегородский

1.	Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определят порядок организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности  аппарата Совета депутатов муниципального округа Нижегородский (в далее - Регламент) и вводится в действие распоряжением аппарата.
1.2. Ответственность за организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности  аппарата Совета депутатов (далее - аппарата) возлагается на руководителя аппарата Совета депутатов (далее – руководитель аппарата).
1.3. Требования настоящего Регламента обязательны для всех должностных лиц аппарата. 
1.4. Несоблюдение или ненадлежащее исполнение работниками аппарата (далее работниками) требований настоящего Регламента влечет за собой дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
1.5. Изменения и дополнения в настоящий Регламент вносятся распоряжением аппарата.

2.	Организация работы

2.1. Аппаратом  руководит руководитель аппарата на принципах единоначалия, который  наделяется полномочиями  в соответствии с Уставом муниципального округа и осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами города Москвы, Уставом, правовыми актами Совета депутатов, настоящим Регламентом.
Руководитель аппарата должен соблюдать ограничения и запреты и исполнять обязанности, которые установлены Федеральным законом "О противодействии коррупции",  другими федеральными законами, законом города Москвы «Об  организации местного самоуправления в городе Москве» и иными законами города Москвы. 
2.2. На основании Реестра муниципальных должностей муниципальной службы города Москвы руководителем аппарата формируется структура и штатное расписание аппарата. Структура аппарата утверждается Советом депутатов муниципального округа Нижегородский по представлению руководителя аппарата.
2.3. Работники аппарата являются муниципальными  служащими и несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей. Условия и порядок прохождения муниципальной службы, определяются Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом города Москвы от 22.10.2008 №50 «О муниципальной службе в городе Москве», Уставом муниципального округа Нижегородский и иными муниципальными нормативными правовыми актами.
Должностные инструкции муниципальных служащих утверждаются руководителем аппарата.
2.4. Все документы денежного, материально-имущественного, расчетного и кредитного характера и другие документы, служащие основанием для бухгалтерских записей, подписываются руководителем аппарата или уполномоченным на то лицом.
2.5. Муниципальные контракты и дополнения к ним, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг, поставленных товаров, иные контракты (договоры) подписываются руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности.
2.6. Планирование работы аппарата.
Аппарат строит свою работу на основе планов работы на квартал, которые направлены на реализацию отдельных государственных полномочий города Москвы, переданных органам местного самоуправления законами города Москвы (далее – отдельные полномочия), обеспечение деятельности Совета депутатов, решение вопросов местного значения,  а также  решение вопросов, необходимых для осуществления исполнительно-распорядительной деятельности аппарата (далее – план работы). План работы включает перечень организационных и других мероприятий, проводимых аппаратом, сроки проведения мероприятий, перечень лиц, ответственных за проведение запланированных мероприятий.
Разработка плана работы осуществляется в соответствии с поручением руководителя аппарата. Ответственность за формирование и реализацию плана возлагается на организационно-распорядительную службу аппарата.
Предложения в план работы направляются структурными подразделениями аппарата в организационно-распорядительную службу аппарата (далее – структурные подразделения) не позднее, чем за пять календарных дней до начала планируемого периода, с указанием структурного подразделения, ответственных за исполнение, и сроков реализации.
Организационно-распорядительная служба обобщает поступившие предложения структурных подразделений и разрабатывает проект плана работы, при этом, в проект плана допускается вносить мероприятия, вопросы о ходе выполнения муниципальных нормативных и иных правовых актов, поручений главы муниципального округа, Совета депутатов и руководителя аппарата.
Проект плана представляется на утверждение руководителю аппарата не позднее, чем за два дня до начала планируемого периода.
Контроль исполнения плана работы возлагается на организационно-распорядительную службу.
2.7. Подготовка и проведение совещаний.
Оперативные совещания проводит руководитель аппарата, как правило, еженедельно по понедельникам. В случае необходимости руководитель аппарата может назначить оперативное совещание в любое другое время. Организация проведения оперативных совещаний осуществляется организационно-распорядительной службой. 
На оперативных совещаниях у руководителя аппарата рассматриваются вопросы, требующие оперативного решения, а также заслушивается информация о выполнении поручений, данных на предыдущих оперативных совещаниях, о проделанной работе в течение недели и плане на предстоящую неделю.
На оперативном совещании, при необходимости, ведется протокол.
Совещания руководителя аппарата с органами территориальных общественных самоуправлений, а также представителями общественных объединений, созданных в соответствии с федеральными законами (общественная организация; общественное движение; общественный фонд; общественное учреждение; орган общественной самодеятельности; политическая партия, а также союзы (ассоциации) общественных объединений) и действующих на территории муниципального округа Нижегородский (далее – совещание с общественностью), проводятся по мере необходимости для решения вопросов, представляющих взаимный интерес для муниципального округа, органов территориальных общественных самоуправлений, общественных объединений.
Подготовка совещаний с общественностью и организация их проведения осуществляется организационно-распорядительной службой по поручению руководителя аппарата.
При проведении совещания с общественностью составляется список приглашенных. Список составляется в алфавитном порядке, при этом фамилия, имя, отчество и занимаемая должность приглашенного пишутся полностью в именительном падеже с указанием организации и номера рабочего телефона. Ведение протокола совещания с общественностью и контроль его исполнения осуществляет организационно-распорядительная служба. 
3. Муниципальные нормативные и
иные правовые акты муниципалитета

3.1. Муниципальными нормативными и иными правовыми актами аппарата являются издаваемые главой муниципального округа, руководителем аппарата или лицами, исполняющими их обязанности (далее – должностные лица), постановления и распоряжения муниципального округа по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных полномочий, исполнением решений Совета депутатов муниципального округа Нижегородский.  Распоряжения аппарата по вопросам организации и обеспечения деятельности аппарата (далее – правовые акты).
3.2. Порядок разработки, оформления и хранения муниципальных правовых актов.
Правовые акты оформляются на бланках «Постановление муниципального округа Нижегородский», «Распоряжение муниципального округа Нижегородский», «Распоряжение аппарата Совета депутатов»  (далее - бланки актов). На бланках актов размещается герб внутригородского муниципального округа Нижегородский в городе Москве (далее – герб МО).
Бланки актов изготавливаются типографским способом на бумаге форматом А4 (210х297 мм).
Организационно-распорядительная служба аппарата по поручению руководителя аппарата разрабатывает макеты бланков актов и представляет их на утверждение. Проект правового акта оформляется на простом листе бумаги формата А4 с указанием на нем вида такого акта. 
3.3. Исполнитель при разработке правового акта:
- обеспечивает соответствие проекта правового акта требованиям законодательства Российской Федерации, законодательства города Москвы и иных правовых актов, в том числе регулирующих вопросы противодействия коррупции;
- обеспечивает размещение правового акта, подлежащего независимой антикоррупционной экспертизе, на официальном сайте муниципального округа в сети Интернет. Размещение указанного проекта, в сети Интернет; 
- при необходимости согласовывает проект правового акта и дорабатывает проект по результатам согласования;
- осуществляет справочную и консультативную работу по изданному правовому акту. 
Ответственность за качество составления и оформления проектов  правовых актов, за точность их содержания и правильность согласования возлагается на ответственных исполнителей и исполнителей.
3.4. Не допускается издание повторных правовых актов, если не выполнены ранее принятые, кроме случаев, когда необходимость принятия нового правового акта продиктована изменением обстоятельств.
3.5. При внесении в правовой акт значительного количества изменений, а также при неоднократном их внесении, следует оформлять правовой акт в новой редакции с одновременным признанием утратившими силу, действующего муниципального правового акта, а также тех правовых актов, которыми вносились в него изменения. 
3.6. Правила оформления правовых актов, о внесении изменений в правовые акты приведены в приложении 1 к настоящему Регламенту.
3.7. Порядок представления проекта правового акта для рассмотрения и утверждения. 
Исполнитель представляет на подпись должностным лицам муниципального округа правовой акт, в зависимости от того кем он подписывается. Подписанный или отклоненный правовой акт возвращается  исполнителю.
3.8. Отклоненный проект правового акта дорабатывается исполнителем  с учетом замечаний и дополнений, высказанных должностным лицом после его рассмотрения в срок не превышающий двух рабочих дней, кроме случаев, когда должностное лицо установило иной срок.
Доработанный проект правового акта, подписанный должностным лицом, регистрируется в делопроизводстве.
3.9. Правовые акты подписывает должностное лицо или лицом, исполняющее его обязанности.
В случае, когда правовой акт подписан лицом, исполняющим обязанности, реквизит «подпись» оформляется следующим образом: «Исполняющий обязанности руководителя аппарата Совета депутатов  муниципального округа Нижегородский» и далее указываются его инициалы и фамилия.
3.10. Правовые акты после их подписания передаются на регистрацию, оформление и рассылку согласно списку рассылки в двухдневный срок в организационно-распорядительную службу аппарата. 
Правовые акты по кадровым вопросам после их подписания передаются в юридическую службу, на которую возложены обязанности по ведению учета кадров.
Внесение каких-либо исправлений в подписанные правовые акты не допускается.
Датой правового акта является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой подписания.
3.11. Подписанный правовой акт, при необходимости, рассылается в соответствии с расчетом рассылки в трехдневный срок со дня его подписания. Рассылку правового акта осуществляет исполнитель. На каждом экземпляре рассылаемого правового акта проставляется надпись «Копия верна», которая заверяется печатью «Для документов» и ставиться подпись заверителя с указанием должности, инициалов и фамилии. 
3.12. Подлинники правовых актов хранятся в делах, открытых делопроизводством согласно номенклатуре дел, у исполнителя  или в организационно-распорядительной службе в зависимости от предназначения правого акта в течение пяти лет, а затем передаются на хранение в ведомственный архив аппарата.
3.13. Изменения вносятся только в первоначальный правовой акт. Внесение изменений в  уже изданный правовой акт «о внесении изменений» не допускается. 
В случае внесения множества изменений правовой акт издается в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта.
Если в правовом акте имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее изданные муниципальные правовые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный правовой акт он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких пунктов.
Если подлежащий признанию утратившим силу пункт, подпункт или абзац содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то признается утратившим силу только этот пункт, этот подпункт или этот абзац, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже будет считаться утратившим силу.
Если в пункте, подпункте или абзаце правового акта наряду с утверждением приложения содержатся указания, касающиеся других вопросов, сохраняющих свое значение, а приложение подлежит признанию утратившим силу полностью, то признается утратившим силу этот пункт, этот подпункт или этот абзац только в части, относящейся к приложению.
3.14. Правовой акт может быть отменен:
- по решению суда;
- по протесту прокуратуры; 
- по решению уполномоченного органа государственной власти города Москвы (в части, регулирующей осуществление органами местного самоуправления отдельных полномочий города Москвы, переданных им законами города Москвы):
- по решению должностных лиц муниципального округа.
Ранее принятый правовой акт отменяется с момента принятия правового акта о его отмене и не имеет правовых последствий.
3.15. Отмена или признание утратившими силу пунктов, подпунктов, абзацев (структурных элементов) отменяет или прекращает действие структурного элемента правового акта соответственно, создает новую редакцию правового акта и не является внесением изменений.

4. Оформление служебных документов

4.1. Служебные документы(письма, докладные записки, служебные записки, справки, заявки, заявления и т.п.) составляются и оформляются исполнителем (далее – служебные документы). оформляются в формате Microsoft Word версии не ниже 7.0 с использованием шрифтов Times New Roman размером 14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 1,25 мм от границы левого поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
30 – левое 
15 – правое 
20 – верхнее 
20 – нижнее. 
Служебные документы в форме писем оформляются на бланках утвержденного образца (далее – бланки для писем). Письма и иные служебные документы должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном настоящим разделом. 
В аппарате используются бланки для писем «Муниципальный округ Нижегородский»,  «аппарат Совета депутатов муниципального округа Нижегородский» без указания должностей лиц, имеющих право переписки - глава муниципального округа, руководитель аппарата.
4.2. Для оформления поручений (указаний) используется бланк для резолюций:
- «Глава муниципального округа»;
- «Руководитель аппарата Совета депутатов». 
4.3. На бланках для писем и резолюций размещается герб муниципального образования.
4.4. Бланки писем и резолюций изготавливаются типографским способом на бумаге форматом А4 (210х297 мм) и А6 (105х148 мм) соответственно.
Организационно-распорядительная служба по поручению руководителя аппарата разрабатывает макеты бланков писем и резолюций, и представляет их ему на утверждение. 
4.5. Реквизиты служебных документов.
При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
На бланках, используемых для переписки обязательными реквизитами  являются: наименование организации, почтовый и электронный адреса, дата отправки  и регистрационный номер, номер и дата документа на который ссылаются при ответ, текст документа, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
Реквизиты служебных документов отделяются друг от друга одинарным межстрочным интервалом.
Наименование вида служебного документа указывается на всех документах (акт, протокол, справка, заявление и т.д.) кроме писем. 
4.4. Датой служебного документа в зависимости от его вида и назначения является:
- дата подписания;
- дата регистрации.
Дата служебного документа в форме письма (далее – письма) указывается  в левой части бланка на расстоянии 30 – 40 мм от верхнего края указанных реквизитов.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами (цифровое оформление даты - 10.10.2009) 
В протоколах и документах, содержащих сведения финансового характера, предпочтительным является буквенно-цифровое оформление даты – 10 октября 2009 года).
4.5. Регистрационный номер документа – это порядковый номер по журналу учета. Проставляется в специально обозначенном месте – на уровне или после реквизита «дата документа».
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.
4.6. Реквизит «адресат» указывается на отправляемых письмах. Письма адресуются в организации, структурные подразделения, конкретному должностному или физическому лицу. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают после фамилии, например:

Руководителю аппарата
                                                                    Совета депутатов 
                                                                         муниципального округа 
                                                               Южнопортовый
                                                        Иванову И.С.

При направлении письма нескольким однородным организациям их следует указывать обобщенно, например:
                           
                                                     Главам муниципальных округов 

При написании письма должностному лицу исполнительной власти города наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в документе о назначении на должность, например: руководителю Департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы, главе управы Нижегородского района города Москвы. 
Письмо не должно содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресами не ставится. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен на бланке и подписан.
Если письмо направляется как ответ, то первым адресом указывается автор инициативного письма.
При направлении письма более чем в четыре адреса, письмо размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно расчету рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом письме указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии писем. 
В состав реквизита «адресат» должен входить почтовый адрес, при этом следует соблюдать следующий порядок написания:
- наименование организации (при адресовании физическому лицу – фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.

Например:
Главархив города Москвы 
                                                                 ул. Профсоюзная, д.80,
                                                      г.Москва, 117393

или:
                                           Цветикову В.В.
                                                  ул. Осенняя, д.10, кв. 3,
 г. Рязань, Рязанская обл., 390000
            
 Адрес не проставляется на письмах, направляемых должностным лицам государственной власти Российской Федерации, а также в органы исполнительной власти города Москвы и должностным лицам Правительства Москвы, Московской городской Думы, префектуры, управы, органы местного самоуправления.
В конце строки адреса знаки препинания не ставятся, в середине строки знаки сохраняются. Допускается центрировать каждую строчку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке.
Реквизит «адресат» печатается на расстоянии 110-120 мм от левого края листа бумаги и на 10-20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка для писем при их продольном расположении; на бланках для писем с угловым расположением реквизитов – на 20-40 мм от верхнего края листа. Реквизиты адресата выделяются жирным шрифтом.
Заголовок к тексту должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?».
Заголовок печатается от границы левого поля, под реквизитами «дата и регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа». Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Текст заголовка выделяется жирным шрифтом.
Текст письма должен быть кратким, излагаться четко, последовательно, кратко и не допускать двусмысленного толкования и, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй – выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст письма должен начинаться с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая», например:

Уважаемый Константин Петрович!

При адресовании писем в иные организации допускается также обращение с использованием слов «господин», например:

Уважаемый господин Иванов!
или
Господин Иванов!

Отметка о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляется по следующей форме:
Приложение: «краткое наименование содержания приложения»,на ___ л.,  экз. №_.

Например:

Приложение: 
1. Копия распоряжения от 17.10.2014 № 11, на 2-х л. в одном экз.
2. Копия протокола от 12.05.2014 № 3, на 3-х л.  экз.№2.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля письма, через 1 строчку после текста письма.
Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
При подписании служебного документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В служебных документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, секретарь комиссии).
Если должностное лицо, правомочное подписать служебный документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается, указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: «исполняющий обязанности …» или «заместитель …». 
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» и проставлением косой черты перед наименованием должности.
Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др. 
Изготовление факсимильного воспроизведения подписи осуществляется организационно-распорядительной службой на основании распоряжения руководителя аппарата.
Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи – на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя служебного документа и номер его служебного телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне первого (последнего) листа служебного документа (кроме заявлений в суды) в левом нижнем углу (оформляется с использованием шрифта размером 10 кеглей), например:

Николаева Т.Д.
т.111-11-11

Виза согласования проставляется на проектах подлинных служебных документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными должностными лицами.
4.7. Применение печатей.
На служебных документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику.  В аппарате используются следующие круглые печати: 
- гербовая печать «Совет депутатов муниципального округа Нижегородский »;
- гербовая печать «Аппарат Совета депутатов муниципального округа Нижегородский»
- простая печать «Внутригородское муниципальное образование, муниципальный округ Нижегородский, аппарат Совета депутатов».
Гербовой печатью заверяются подписи должностных лиц муниципального округа или лиц, исполняющих их обязанности. 
Примерный перечень документов, заверяемых гербовой печатью: ходатайства, характеристики, справки о стаже работы, трудовые книжки, штатное расписание муниципалитета и изменения к нему, финансовые документы, доверенности, положения, муниципальные контракты, договоры, иные документы, требующие такого заверения. 
Гербовая печать хранится у должностного лица муниципального округа или лица, исполняющего его обязанности. 
Простая печать используется для заверения копий документов, для проставления на различных документах кадрового характера, на выписках из протоколов и др. документах. Печать хранится в службе бухгалтерского учета.
4.8. Заверение копий служебных документов.
Копия служебного документа заверяется исполнителем документа. Запись «Копия верна» проставляется ниже реквизита «Подпись» и составляется по форме:

Копия верна
должность 		личная подпись 		расшифровка подписи

дата 

Заверительная запись удостоверяется  простой печатью.
Заверительная запись указывает, кем и когда изготовлена копия, печать придает копии документа юридический статус.
Выдавать заверенные копии документов, авторами которых являются должностные лица муниципального округа, разрешается только с их согласия. 
В случае необходимости нотариального заверения, как служебных документов, так и других документов, подготовку документов к такому заверению осуществляет юрисконсульт – консультант юридической службы.
4.9. Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова «В дело», дата, подпись исполнителя.

5. Оформление доверенности

5.1. Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий руководителя аппарата муниципальному служащему на представление интересов аппарата или совершение каких-либо действий.
Срок действия доверенности определяется руководителем аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, и не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
5.2. Доверенность оформляется на бланке для писем.
5.3. Обязательные реквизиты доверенности:
- регистрационный номер и дата выдачи;
- заголовок «Доверенность»;
- должность, фамилия, имя, отчество (полностью) муниципального служащего;
- перечень передаваемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись руководителя аппарата; 
- гербовая печать.
Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):
- паспортные данные уполномоченного лица;
- образец подписи уполномоченного лица.
5.4. Регистрацию и выдачу доверенностей, а также учет полномочий по доверенностям ведет служба бухгалтерского учёта. 

6. Организация работы с корреспонденцией

6.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции.
Прием и отправка корреспонденции в аппарате осуществляется следующими способами:
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами;
- лично;
- с использованием факсимильной связи;
- с использованием электронной почты.
Прием и отправка корреспонденции в аппарате производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной  связи и электронной почты.
Корреспонденция, переданная (полученная) с использованием факсимильной связи и электронной почты без использования в установленном порядке технологии электронной подписи, не имеет юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи корреспонденции, требующей удостоверения подлинности документа.
6.2. Порядок регистрации и прохождения корреспонденции, поступившей и отправляемой перечисленных выше способов, устанавливается настоящим разделом.
Централизованный прием, первичную обработку, доставку и отправку корреспонденции осуществляет организационно-распорядительная служба.
Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки корреспонденции, не требующих централизованной регистрации либо с последующей их регистрацией, с использованием специальной аппаратуры.
При приеме от нарочных корреспонденции в разносной книге отправителя ставится дата и подпись муниципального служащего, принявшего документ (при приеме газет и журналов - время поступления), на копии документа - штамп аппарата с указанием даты приема.
Корреспонденция, поступившая на факс-автомат в рабочее и нерабочее  время, в выходные и праздничные дни, передается специалисту, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства, для ее обработки и подлежит регистрации.
При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения.
Все конверты с корреспонденцией, поступившие в муниципалитет, вскрываются (за исключением поступивших от должностного лица в адрес должностного лица муниципалитета и содержащих пометку «лично», а также корреспонденции на иностранном языке, которые передаются должностным лицам муниципалитета в нераспечатанном виде).
При вскрытии конвертов с корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов, корреспонденция возвращается отправителю с указанием причин возврата.
На всей корреспонденции, поступившей до окончания рабочего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).
На корреспонденции, поступившей после окончания рабочего дня, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
На корреспонденцию, требующую срочного рассмотрения проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления) вне зависимости от времени их поступления, доставка руководителю аппарата  осуществляется незамедлительно.
6.3. Отправка корреспонденции производится после регистрации документа.
При отправке корреспонденции проверяются наличие: 
- адреса с индексом;
- исходящего номера;
- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
- указанных в тексте приложений;
- подписи.
Доставка корреспонденции в вышестоящие организации осуществляется муниципальными служащими, отвечающими за ее подготовку (исполнение), за исключением случаев, когда допустима доставка почтовым отправлением.
Корреспонденция отправляется внешним адресатам в течение дня, а срочного характера, корреспонденция, по которой установлен срок исполнения от 1 до 5 дней, отправляется внешним адресатам по факсу, или исполнителем собственноручно, если поручения по исполнению (резолюции) корреспонденции требуют оперативного решения.
Выдача корреспонденции из архива производится сотрудником организационно-распорядительной службы, на которого возложены обязанности по ведение архива с разрешения руководителя аппарата или лица, исполняющего его обязанности, под роспись в журнале выдачи документов.
6.4. Регистрация корреспонденции.
Регистрации подлежит вся корреспонденция, требующая учета и использования в справочных целях. 
Не подлежит регистрации следующая корреспонденция:
- статистические сведения;
- информационные материалы, присланные для сведения;
- периодические издания;
- поздравительные письма и телеграммы;
- учебные планы, программы;
- отчеты;
- рекламные проспекты, буклеты, брошюры.
Регистрация корреспонденции осуществляется в ручном режиме. Моментом регистрации корреспонденции считается момент фиксации факта поступления корреспонденции путем проставления на корреспонденции регистрационного номера и занесения необходимых сведений о корреспонденции в журнал регистрации входящей корреспонденции.
Прием (передача) телефонограмм, адресованных руководителю аппарата, производится с регистрацией в журнале телефонограмм.
Муниципальные служащие, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения корреспонденции, несут ответственность за сохранность, как самой корреспонденции, так и информации о ней в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.
6.5. Порядок работы с корреспонденцией, поступающей и отправляемой посредством факсимильной связи.
Основной факсимильный аппарат аппарата находиться в приёмной главы муниципального округа. Поступающая по факсу корреспонденция регистрируется ответственным дежурным в журнале регистрации входящей корреспонденции.
Передача корреспонденции по факсу производится муниципальными служащими с факсимильных аппаратов, установленных в их подразделениях.
Передача корреспонденции с основного факса производится ответственным дежурным по аппарату.
6.6. Рассмотрение корреспонденции.
Рассмотрение корреспонденции в аппарате предусматривает передачу корреспонденции руководителю аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, для принятия решения по ее исполнению, подписание резолюции. Результаты рассмотрения корреспонденции отражаются в резолюциях.
Допускается возможность повторного рассмотрения корреспонденции при изменении обстоятельств дела. В этом случае корреспонденция вновь представляется руководителю  аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, которые вправе дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.
Корреспонденция направляется на исполнение в соответствии с резолюциями.
Ответственный исполнитель (отв.), фамилия которого указана первой, обеспечивает соисполнителей поручений, необходимым количеством копий. 
6.7. Подготовка и оформление резолюций.
Резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бл